Règlement Intérieur

Règlement intérieur

TITRE I : DISPOSITIONS GENERALES

ARTICLE 1 : Le présent règlement intérieur a pour objet de définir les modalités d’application des statuts del’Association des Fonctionnaires Internationaux Ivoiriens (ci-après dénommée AF2I ou l’Association).

TITRE II : DE L’ACQUISITION ET DE LA PERTE DE LA QUALITE DE MEMBRE

CHAPITRE PREMIER : STATUT DES MEMBRES

L’AF2I est composée des membres suivants qui ont adhéré aux présents statuts:- des membres actifs ;- des membres d’honneur ;- des membres bienfaiteurs ; et- les Groupes ou Entités géographiques ou sectoriels constitués de fonctionnaires internationauxIvoiriens.

ARTICLE 2 : MEMBRES ACTIFS

Les membres actifs sont les membres fondateurs de l’Association et les fonctionnaires internationaux ivoiriensen exercice ou en activité qui- ont rempli et signé le formulaire d’adhésion ;- se sont acquittés de leur droit d’adhésion ; et- paient régulièrement leurs cotisations annuelles ;- sont à jour de leur cotisation annuelle.

ARTICLE 3 : LES DROITS D’ADHESION

Les droits d’adhésion sont fixés à 10 000 (DIX MILLE) Francs CFA et les cotisations annuelles à 120 000(CENT VINGT MILLE) Francs CFA.Les Droits d’adhésion sont payés en une seule fois alors que la cotisation annuelle peut être payée en une seule fois, par mois ou par trimestre selon les disponibilités du membre adhérent.

ARTICLE 4 : MEMBRES D’HONNEUR

Les membres d’honneur sont les personnes qui ont rendu, rendent ou sont susceptibles de rendre des services éminents à l’association. Y sont inclus les fonctionnaires internationaux à la retraite à jour de leur cotisation.

ARTICLE 5 : MEMBRES BIENFAITEURS

Les membres bienfaiteurs sont les personnes qui ne sont pas membres de l’Association mais qui la soutiennent financièrement par des dons en numéraire et/ou en nature.Sont aussi des membres bienfaiteurs, des membres actifs et/ou des membres d’honneur qui payent une cotisation supérieure à la cotisation statutaire.

ARTICLE 6 : LES GROUPES OU ENTITES GEOGRAPHIQUES OU SECTORIELS CONSTITUES DE FONCTIONNAIRES INTERNATIONAUX IVOIRIENS

Les groupes ou entités géographiques ou sectoriels constitués de fonctionnaires internationaux ivoiriens, sont membres et ce, à la demande expresse du Bureau Exécutif de l’Association, après examen de la demande d’admission introduite par leur organe statutaire. L’accord du Bureau Exécutif de l’AF2I doit être motivé pour information de ses membres.CHAPITRE DEUXIEME : ADHESION ET EXCLUSION

ARTICLE 7 : ADHESION

Peuvent adhérer à l’Association tous les fonctionnaires internationaux ivoiriens en activité ou à la retraite lorsqu’ils sont à jour dans le paiement de leurs cotisations. Les fonctionnaires internationaux à la retraite ont la qualité de membres d’honneur de l’Association s’ils sont à jour de leur cotisation.

ARTICLE 8 : EXCLUSION

La qualité de membre de l’AF2I se perd par :- la perte du statut de fonctionnaire international par tous motifs y compris le non renouvellement du contrat de travail. Ne sont pas concernés les fonctionnaires internationaux ivoiriens à la retraite qui restent membres d’honneur de l’Association s’ils sont à jour de leur cotisation annuelle ;- la démission ;- le décès;- la radiation pour non-paiement de la cotisation ou pour faute grave constatée par le Bureau Exécutif à lamajorité des membres ;- la dissolution de l’Association.

TITRE III : DROITS ET DEVOIRS DES MEMBRES

CHAPITRE PREMIER : DROITS ET OBLIGATIONS DES MEMBRES

ARTICLE 9 : DROITS DES MEMBRES

La qualité de membre actif confère le droit de prendre part aux délibérations de l’Assemblée Générale ainsi que les autres activités de l’association.

ARTICLE 10 : DEVOIRS DES MEMBRES

Les membres actifs ont le devoir de :- s’acquitter de leurs différentes cotisations ;- participer aux réunions ;- respecter les décisions et les délibérations du Bureau Exécutif et de l’Assemblée Générale.

CHAPITRE DEUXIEME : SANCTIONS

L’inobservation des devoirs déterminés à l’article 10 du présent règlement intérieur donne lieu aux sanctions suivantes :- l’avertissement ;- le blâme ;- la radiation.

ARTICLE 11 : SANCTIONS DE PREMIER DEGRE

L’avertissement et le blâme sont prononcés par le Bureau Exécutif.ARTICLE 12 : SANCTION DU DEUXIEME DEGRE

La radiation est prononcée par l’Assemblée Générale.

TITRE IV : ADMINISTRATION ET FONCTIONNEMENT

L’Association est dotée des organes suivants :

- l’Assemblée Générale ;

- le Bureau Exécutif;

- le Commissariat aux Comptes

CHAPITRE PREMIER : L’ASSEMBLEE GENERALE

ARTICLE 13 : COMPOSITION

L’Assemblée Générale se compose de tous les membres actifs. Les membres d’honneur peuvent participer aux sessions de l’Association et y être entendus, sauf objection de celle-ci. Ils ne disposent pas du droit de vote.

ARTICLE 14 : ATTRIBUTIONS

Les membres peuvent se faire représenter par d’autres membres mais nul ne peut détenir plus de deux (02)mandats.

L’Assemblée Générale est l’organe suprême de l’Association. Ses principales fonctions consistent à :

- définir la politique générale de l’Association ;

- élire les membres du Bureau Exécutif et du Commissariat aux Comptes et mettre fin à leurs fonctionsdans les conditions prévues par les présents statuts ;

- fixer le taux de la cotisation, contrôler la politique financière, examiner et approuver le budget annueld’administration de l’AF2I et le règlement financier de l’Association ;

- entendre les rapports du Bureau Exécutif et du Commissariat aux Comptes ;

- discuter et approuver le bilan et le compte de l’exercice clos ;

- donner quitus annuel au Bureau Exécutif;

- prononcer l’exclusion définitive des membres ou constater leur démission ;

- donner mandat au Bureau Exécutif pour l’exécution de toutes les tâches de gestion administrative ou autre;

- décider de la modification ou la révision des statuts ainsi que du règlement intérieur et approuver le règlement intérieur ;

- prononcer la dissolution de l’Association et définir les modalités d’affectation de l’actif, la dissolution anticipée, le transfert du siège dans une localité, le changement de dénomination de l’Association, la modification de la composition de l’Assemblée générale et du Bureau Exécutif et de toutes modifications et extensions à titre permanent des pouvoirs du Bureau Exécutif ;

- nommer éventuellement les liquidateurs de l’Association ;

- prendre toutes les mesures propres à la réalisation des objectifs de l’association ;

- se prononcer sur l’adhésion de nouveaux membres de l’Association et déterminer la nature de leursdroits et obligations.

ARTICLE 15 : FONCTIONNEMENT

Les membres de l’Association sont convoqués par le (la) Secrétaire général (e). La lettre d’invitation doit indiquer les dates, l’ordre du jour, la durée et le lieu de l’AG, ainsi que toute autre information pertinente. Cette lettre est envoyée aux membres de l’Association, au moins quatre (4) semaines avant la tenue de l’AG. En cas d’absence du (de la) Secrétaire Général (e), le (la) Secrétaire Général (e) adjoint (e) convoque les membres de l’Association dans les mêmes conditions.

L’ordre du jour de l’AG est finalisé 15 jours avant la date fixée pour la réunion et est indiqué sur la convocation.Les membres sont convoqués par le (la) Secrétaire Général (e) ou le (la) Secrétaire Général (e) Adjoint (e) en cas d’absence du / de la Secrétaire Général (e)

Le (la) Président (e) est élu (e) sur la base d’une liste des membres du bureau exécutif qu’il (elle) présente au vote à l’AG pour une période de deux (2) ans renouvelable une fois. En cas de défaillance d’un membre, le (la) Président (e) peut choisir un autre membre actif et en informer les autres membres de l’Association.

La composition du Bureau Exécutif devra refléter la diversité des organisations de l’Association et l’équilibre du genre dans la mesure du possible. Les décisions du Bureau Exécutif sont prises à la majorité des voix. En cas d’égalité des voix, la voix du (de la) Président (e) est prépondérante.

CHAPITRE DEUXIEME : LE BUREAU EXECUTIF

ARTICLE 16 : COMPOSITION

Le Bureau Exécutif comprend 10 (dix) membres. Il est constitué de la manière suivante :

- le (la) Président (e) -1;

- les Vice-Présidents (es) -5 ;

- le (la) Secrétaire Général (e) - 1 ;

- le (la) Secrétaire Général (e) Adjoint (e) - 1 ;

- le (la) Trésorier (ère) - 1 ;

- le (la) Trésorier (ère) Adjoint (e) - 1.

Le Bureau Exécutif dans sa mission sera aidé par i) des Conseils Techniques dont le rôle sera de mener des travaux de réflexion sur des thèmes définis par le bureau exécutif et/ou l’Assemblée Générale et ii) les Coordinateurs Institutionnels qui vont servir de relais entre les membres de l’AF2I dans les différentes organisations internationales et le Bureau Exécutif.

ARTICLE 17 : ATTRIBUTIONS

Le Bureau Exécutif est investi des pouvoirs les plus étendus pour agir en toutes circonstances au nom de l’Association. Il :

- délibère sur toutes les questions courantes ;

- arrête l’inventaire annuel, les bilans et les comptes et établit tout document qui pourrait être soumis àl’Assemblée Générale ;

- dresse un rapport d’activités à présenter à l’Assemblée Générale et fait des propositions ;

- convoque l’Assemblée Générale et arrête le projet de son ordre du jour ;

- exécute les décisions de l’Assemblée Générale ;

- présente le plan de travail et le budget pour validation ;

- détermine le placement des fonds disponibles ;

- autorise tout retrait et transfert de fonds appartenant à l’Association avec ou sans garantie ;

- procède à l’installation des sections de l’Association ;

- établit le règlement intérieur de l’Association et le soumet à l’approbation de l’Assemblée Générale ;

Les décisions du Bureau Exécutif sont adoptées à la majorité relative des membres présents. Les pouvoirs ci-dessus du Bureau Exécutif sont énonciatifs et non limitatifs.L’Assemblée Générale pourra les restreindre ou les supprimer. Les attributions des membres du Bureau Exécutif sont les suivantes :

PRESIDENT (E): Le (la) Président (e) est le (la) Chef (fe) du Bureau Exécutif. A ce titre :

- il (elle) convoque les Assemblées Générales et les réunions du Bureau Exécutif et veille à l’application desdélibérations et des décisions qui y sont prises ;

- il (elle) représente l’Association dans tous les actes de la vie civile et est investi (e) de tous les pouvoirs à ceteffet;

- il (elle) a notamment qualité pour ester en justice au nom de l’Association.

VICE-PRESIDENTS (ES): Les Vice-Présidents (es) remplacent le (la) Président (e) en cas d’empêchement ne lui permettant pas d’être présent (e) physiquement ou virtuellement à une réunion et/ou d’exercer ses responsabilités. Dans ce cas le (la) Président (e) désigne l’un des Vice-Présidents qui doit le (la) remplacer. Le(la) Président (e) devra permettre au (à la) Vice-Président (e) remplaçant (e) d’avoir connaissance de toutes les informations utiles au bon fonctionnement de l’Association pendant son absence.

SECRETAIRE GENERAL (E): Le (la) Secrétaire Général (e) est le (la) responsable administratif de l’Association.A ce titre :

- il (elle) rédige les procès-verbaux des délibérations et des décisions des Assemblées Générales et desréunions du Bureau Exécutif et en assure la transcription sur le registre prévu à cet effet ;

- il (elle) rédige toutes les correspondances de l’Association ;

- il (elle) assure la garde des archives de l’Association ;

- il (elle) s’assure de la mise en oeuvre du programme d’activités de l’Association.

SECRETAIRE GENERAL (E) ADJOINT (E): Il (elle) remplace le (la) Secrétaire Général (e) en casd’empêchement ne lui permettant pas d’être présent (e) physiquement ou virtuellement à une réunion et/ oud’exercer ses responsabilités.

TRESORIER (E): Il (elle) est le responsable financier de l’Association. Il (elle) est responsable de la gestionfinancière des ressources de l'Association. A ce titre, Il (elle)

- se charge de la tenue des livres comptables de l’Association, du suivi du recouvrement des cotisations et de leur reversement sur les comptes dédiés de l’Association ;

- exécute les dépenses ordonnancées par le Président de l’Association pour la mise en oeuvre de son programme conformément aux règles d’utilisation des ressources telles que prescrites par les textes del’Association ;

- aux fins de toute Assemblée Générale Ordinaire, soumet un projet de bilan financier et comptable au Bureau Exécutif ;

- tient les livres comptables à la disposition des Commissaires aux Comptes et à leur demande pour une consultation sur place.

TRESORIER (E) ADJOINT (E) : Il (elle) remplace le (la) Trésorier (ère) en cas d’empêchement ne lui permettant pasd’être présent (e) physiquement ou virtuellement à une réunion et/ ou d’exercer ses responsabilités.

ARTICLE 18 : QUORUM

Les décisions du Bureau Exécutif sont adoptées à la majorité relative des membres présents.Si le quorum n'est pas atteint, une seconde réunion sera convoquée pour la semaine suivante.A cette seconde réunion, le bureau peut valablement délibérer quel que soit le nombre de membres présents.

Dans ce cas, les décisions prises doivent être transmises aux membres absents pour simple information.

ARTICLE 19 : REUNIONS DU BUREAU

Le Bureau Exécutif se réunit au moins une fois tous les six (06) mois, sur convocation du Président ou sur lademande du quart de ses membres.Tout membre du Bureau Exécutif qui, sans excuse, n’aura pas assisté à trois réunions consécutives pourra être considéré comme démissionnaire.Les réunions se tiennent physiquement et/ou virtuellement par internet, téléconférence ou vidéoconférence.

CHAPITRE TROISIEME : LE COMMISSARIAT AUX COMPTES

ARTICLE 20 : COMPOSITION

Le Commissariat aux comptes est composé de deux (2) membres qui sont élus dans les mêmes conditions que lePrésident et les membres du bureau Exécutif par l’AG pour une durée de 4 (quatre) ans. A l’expiration de leurmandat de 4 ans, les commissaires au compte ne sont plus rééligibles.

ARTICLE 21 : ATTRIBUTIONS

Les Commissaires aux Comptes examinent les comptes annuels et dressent un rapport spécial à l’Assemblée Générale assorti de leurs observations et propositions. A cet effet, les livres, la comptabilité et généralement toutes les écritures doivent être communiqués à toutes réquisitions.Ils peuvent, à tout instant, vérifier l’état de la caisse.Ils remplissent leurs missions dans le cadre général des lois et règlements en vigueur.

CHAPITRE QUATRIEME : LES CONSEILS TECHNIQUES

ARTICLE 22 : DEFINITION DES CONSEILS TECHNIQUES

Les Conseils Techniques sont les organes chargés des questions sectorielles/thématiques de l’Association. Ilssont places sous la responsabilité des Vice-Présidents.Chacun des Vice-Présidents animera au moins un conseil technique. Il sera assisté par des personnes ressourcesmembres de l’Association.Les conseils techniques travailleront en fonction des thématiques/secteurs retenus et sur la base de termes deréférence élaborés par le Bureau Exécutif.

ARTICLE 23 : COMPOSITION

Les Conseils Techniques présidés par un (une) Vice-Président (e) regroupent les membres actifs en fonction deleurs secteurs d’activités et ou de leurs fonctions.

ARTICLE 24: ROLE DES CONSEILS TECHNIQUES

Ils apportent un appui au Bureau Exécutif pour :

- aider à la prise de décisions ;

- la production de rapport ou d’études qui leurs sont confiées ;

- aider à la mise en place de sections AF2I en accord avec l’objet de l’Association ;

- donner des conseils quant à l’organisation d’activités ou de campagnes nationales et internationales dans un domaine donné ;

- examiner les questions relatives aux «études d’impact » .

CHAPITRE CINQUIEME : LES COORDONNATEURS INSTITUTIONNELS

ARTICLE 25 : COMPOSITION ET MANDAT

L’Association a comme personne ressource, un (une) Coordonnateur (trice) Institutionnel (le) dans chaque institution où travaillent des fonctionnaires internationaux ivoiriens membres de l’Association.

Les Coordonnateurs Institutionnels sont soit le (la) Président (e) de l’association des fonctionnaires ivoiriens dans l’organisation internationale soit le (la) coordonnateur (trice) ou le (la) Président (e) d’une organisation desfonctionnaires internationaux ivoiriens dans une ville ou un pays. Les Coordinateurs Institutionnels ont commeinterlocuteur principal le Bureau Exécutif de l’AF2I.

La liste des coordonnateurs institutionnels sera approuvée par le Bureau Exécutif pour une période d’un an renouvelable ou pour une période concomitante au mandat du (de la) Président (e) de ladite association mais pour une période n’excédant pas la période du mandat du (de la) Président (e) de l’AF2I et de son bureau.Les noms, adresses, contacts téléphoniques et emails des Coordonnateurs Institutionnels sont communiqués àl’Assemblée Générale pour information et les coordonnées sont confirmées annuellement.Tout changement ou actualisation du (de la) coordonnateur (trice) institutionnel(le) approuvé par le Bureau Exécutif doit être notifié par le Bureau Exécutif à l’ensemble des membres de l’Association.

ARTICLE 26 : ROLE DES COORDONNATEURS INSTITUTIONNELS

Le (la) coordonnateur (trice) institutionnel (le) de l’AF2I doit :

- être le relais entre les membres de son association et le Bureau Exécutif: faire circuler l’information et les questionnements vers et depuis les membres, diffuser les documents... ;

- réunir toutes les informations relatives aux opportunités d’emploi existant au sein de leur organisation ;

- transmettre les CVs des membres candidats aux différents postes publiés ou à publier au Bureau Exécutif ;

- faciliter la création des liens entre les membres de son institution dans leur lieu de travail ;

- contribuer à l’émergence d’une dynamique collaborative entre les points focaux de l’Association travaillant dans le même secteur ;

- s’assurer du respect des bonnes pratiques, faciliter les échanges ;

- autres demandes selon nécessité.

TITRE V : DISPOSITIONS FINALES

ARTICLE 27 : MODIFICATIONS DU REGLEMENT INTERIEUR
Les modifications des dispositions du règlement intérieur sont proposées à l’Assemblée Générale par le Bureau Exécutif.

ARTICLE 28 : DIFFUSION DU REGLEMENT INTERIEUR
Le présent règlement intérieur sera communiqué et diffusé à tous les membres de l’AF2I.